Điều gì sẽ xảy ra nếu hệ thống của bạn bị lỗi trong quá trình kiểm tra? Sản phẩm của chúng tôi đã vượt qua hơn 120 cuộc kiểm tra—hoàn hảo

Ngày kiểm tra có thể diễn ra sai sót nhanh chóng. Tôi đã thấy nó xảy ra nhiều hơn một lần. Một thư mục bị thiếu một trang. Nhãn không khớp với bản ghi. Một thành viên trong nhóm đã đưa ra hai câu trả lời khác nhau cho cùng một câu hỏi. Căn phòng trở nên yên tĩnh và áp lực ngay lập tức tăng lên. Đó là phần mà hầu hết mọi người đều lo sợ. Họ không sợ việc kiểm toán. Họ sợ những lỗi lầm nhỏ có thể biến một ngày bình thường thành một ngày tồi tệ. Đó là lý do tại sao tôi rất coi trọng việc chuẩn bị kiểm tra. Tôi không bắt đầu với một danh sách kiểm tra dài mà không ai đọc. Tôi bắt đầu với những điểm đau thực sự. Tôi hỏi ba câu hỏi đơn giản: Thanh tra sẽ hỏi gì đầu tiên? Họ sẽ muốn xem giấy tờ gì ngay lập tức? Phần nào của quá trình có nhiều khả năng bị phá vỡ dưới áp lực? Khi tôi làm việc theo cách này, những khoảng trống sẽ xuất hiện sớm. Tôi có thể sửa chúng trước khi có ai bước qua cửa. Quá trình của tôi vẫn đơn giản. Tôi giữ một tập tin sạch cho mỗi lần kiểm tra. Tôi đảm bảo mọi bản ghi đều có cùng tên, ngày tháng và mã. Tôi hướng dẫn nhóm thông qua các câu hỏi có khả năng xảy ra nhất. Tôi đánh giá trang web giống như cách một khách truy cập nhìn thấy nó. Tôi cũng thực hiện một cuộc kiểm tra giả ngắn. Bước đi đó giúp ích nhiều hơn mọi người mong đợi. Trong một trường hợp, nhóm kho mà tôi làm việc cùng đã lưu giữ tất cả các tập tin phù hợp, nhưng các hộp được lưu trữ theo cách chặn lối đi chính. Chúng tôi đã bắt được nó trong quá trình luyện tập. Họ đã di chuyển các thùng hàng, ấn định lộ trình và việc kiểm tra thực tế diễn ra suôn sẻ. Thay đổi nhỏ. Kết quả lớn. Tôi đã học được rằng chuẩn bị tốt cho việc kiểm tra không có nghĩa là trông thật hoàn hảo. Đó là về sự sẵn sàng, bình tĩnh và nhất quán. Nếu chi tiết nào khó giải thích ngay tại chỗ, tôi sẽ sửa nó trước ngày kiểm tra. Nếu một quá trình phụ thuộc vào trí nhớ của một người, tôi sẽ viết nó ra. Nếu nhóm đưa ra những câu trả lời khác nhau, tôi tập hợp chúng lại và thu hẹp khoảng cách. Sau hơn 120 lần kiểm tra, bài học vẫn được giữ nguyên. Những đội làm tốt không phải là những đội vội vàng về đích. Họ là những người giữ hồ sơ của mình trong sạch, đào tạo nhân viên và kiểm tra những điểm yếu trước khi có ai hỏi. Đó là cách chuẩn bị mà tôi tin tưởng.

Tôi biết cảm giác đó. Việc kiểm tra hệ thống có thể biến một ngày làm việc bình thường trở thành một mớ hỗn độn yên tĩnh. Mọi người bắt đầu hỏi nhật ký ở đâu, phiên bản nào đang hoạt động, ai đã phê duyệt thay đổi và tại sao một bản ghi không khớp với bản ghi khác. Tôi đã nhìn thấy mô hình tương tự nhiều lần. Hệ thống hoạt động. Nhóm làm việc. Căng thẳng đến từ việc thiếu bằng chứng, hồ sơ lộn xộn và các bước không rõ ràng. Đó là phần mà hầu hết mọi người bỏ qua. Kiểm tra hệ thống không chỉ là việc công cụ có chạy hay không. Vấn đề là liệu quy trình có thể được trình bày, giải thích và lặp lại mà không cần phỏng đoán hay không. Tôi đã xây dựng quy trình làm việc của mình xung quanh ý tưởng đó. Tôi giữ cho thiết lập đơn giản. Tôi giữ hồ sơ dễ tìm. Tôi đảm bảo rằng mỗi thay đổi đều có lộ trình rõ ràng từ yêu cầu đến xem xét đến phát hành. Cách tiếp cận đó giúp tiết kiệm rất nhiều đau đớn khi séc đến. Điều tôi tập trung vào trong thực tế: - Xóa nhật ký thay đổi Tôi ghi lại những gì đã thay đổi, ai đã thay đổi và tại sao nó thay đổi. - Kiểm soát truy cập sạch sẽ Tôi thường xuyên xem xét các quyền để chỉ những người phù hợp mới có thể chạm vào các bộ phận phù hợp. - Kiểm tra bản sao lưu cơ bản Tôi xác nhận rằng các bản sao lưu tồn tại và tôi kiểm tra xem chúng có thể được khôi phục hay không. - Phê duyệt có thể theo dõi Tôi giữ các ghi chú phê duyệt ở một nơi nên không ai phải tìm kiếm trên năm công cụ. - Theo dõi sự cố đơn giản Tôi ghi lại sự cố sớm, sau đó đóng chúng bằng cách khắc phục rõ ràng và ghi chú rõ ràng. Một ví dụ nhỏ đọng lại trong tâm trí tôi. Tôi đã từng làm việc với một nhóm kho hàng liên tục thất bại trong các cuộc đánh giá nội bộ vì một lý do đơn giản. Hệ thống của họ vẫn ổn, nhưng mọi bản ghi đều tồn tại ở một nơi khác nhau. Một người đã có ghi chú trong email. Một người khác giữ sự chấp thuận trong trò chuyện. Ảnh chụp màn hình được lưu trữ thứ ba trên một thư mục trên máy tính để bàn. Khi có séc, họ dành hàng giờ để tập hợp câu chuyện lại với nhau. Chúng tôi chỉ thay đổi quá trình. Tôi yêu cầu họ giữ một nhật ký chung cho mỗi lần cập nhật. Mỗi nhiệm vụ cần có ngày tháng, tên, lý do và kết quả. Chúng tôi cũng thiết lập đánh giá hàng tuần về các quyền và trạng thái sao lưu. Lần đánh giá tiếp theo diễn ra suôn sẻ hơn nhiều. Đội không cần phải tranh giành. Họ có thể cho biết điều gì đã xảy ra, khi nào nó xảy ra và ai đã phê duyệt. Đó chính là điều tôi muốn nói khi nói rằng một hệ thống phải sẵn sàng để kiểm tra. Phương pháp của riêng tôi rất đơn giản: - viết ra - giữ nó ở một nơi - xem lại trước khi người khác hỏi - sửa sớm những khoảng trống nhỏ - tránh tìm kiếm vào phút cuối. Tôi thích phương pháp này vì nó tôn trọng công việc thực tế. Hầu hết các đội không thất bại vì thiếu nỗ lực. Họ thất bại vì bằng chứng rải rác và cách xử lý vội vàng. Nếu bây giờ bạn đang chuẩn bị kiểm tra hệ thống, tôi sẽ bắt đầu bằng ba câu hỏi: - Tôi có thể hiển thị thay đổi mới nhất không? - Tôi có thể giải thích ai đã phê duyệt nó không? - Tôi có thể chứng minh các quy tắc sao lưu và truy cập là hiện hành không? Nếu bất kỳ câu trả lời nào khiến bạn cảm thấy không ổn thì đó chính là khoảng trống cần thu hẹp. Tôi không theo đuổi từ ngữ ưa thích ở đây. Tôi quan tâm đến các hoạt động bình tĩnh, hồ sơ rõ ràng và quy trình ổn định khi ai đó đặt những câu hỏi khó. Đó là sự thoải mái thực sự. Khi kiểm tra bắt đầu, bạn không đoán được. Bạn đã sẵn sàng.

Tôi biết cảm giác đến trước một cuộc kiểm tra. Cả đội trở nên im lặng. Mọi người bắt đầu kiểm tra giấy tờ hai lần. Một nhật ký bị thiếu, một nhãn mác lỏng lẻo hoặc một khoảng trống trong quá trình luyện tập có thể biến một ngày bình thường thành một ngày dài. Tôi đã thấy điều này hơn 120 lần trong các cuộc kiểm tra và kiểm tra cơ sở, và vấn đề tương tự vẫn tiếp tục xuất hiện: hầu hết các nhóm không thất bại vì họ bỏ qua công việc. Họ bị mắc kẹt bởi những khoảng trống nhỏ rất dễ bị bỏ sót. Cách của tôi rất đơn giản. Tôi nhìn hiện trường theo cách mà một kiểm toán viên sẽ nhìn nó. Tôi kiểm tra hồ sơ trước. Tôi bước lên tầng tiếp theo. Tôi hỏi nhóm những câu hỏi ngắn gọn, trực tiếp. Tôi khớp những gì mọi người nói với những gì các tập tin hiển thị. Đó là nơi căng thẳng bắt đầu giảm xuống. Quy trình kiểm tra rõ ràng thường xuất phát từ một số thói quen cơ bản: Tôi giữ tài liệu dễ tìm. Nhật ký hiệu chuẩn, tệp đào tạo, hồ sơ vệ sinh và danh sách kiểm tra nằm trong một hệ thống rõ ràng. Tôi đảm bảo rằng nhóm biết thói quen hàng ngày. Mọi người nên biết phải làm gì, ai sở hữu từng nhiệm vụ và nơi lưu trữ bằng chứng. Tôi khắc phục những vấn đề nhỏ trước khi chúng phát triển. Nhãn bị mờ, chữ ký bị thiếu hoặc tờ séc trễ có thể trông nhỏ bé. Trong quá trình kiểm toán, nó không cảm thấy nhỏ. Tôi chuẩn bị những câu trả lời đơn giản. Khi kiểm toán viên đặt câu hỏi, nhóm nên trả lời bằng sự thật chứ không phải phỏng đoán. Tôi giữ bình tĩnh trong chuyến thăm. Tốc độ ổn định sẽ giúp ích nhiều hơn là nói chuyện vội vã. Một nhà máy thực phẩm nhỏ mà tôi làm việc có hệ thống hồ sơ yếu kém và thiếu một vài tờ séc. Nhóm nghiên cứu cảm thấy chắc chắn rằng cuộc kiểm toán sẽ lộn xộn. Chúng tôi đã dọn dẹp các tập tin, đặt lại danh sách kiểm tra hàng ngày và hướng dẫn nhân viên một cách ngắn gọn. Vào ngày kiểm tra, người quản lý có thể mở từng tập tin mà không cần tìm kiếm. Kiểm toán viên di chuyển qua địa điểm với ít lần tạm dừng hơn và nhóm cảm thấy sẵn sàng thay vì bị lộ. Đó là phần tôi quan tâm nhất. Tôi không cố gắng làm cho trang web trông hoàn hảo chỉ trong một ngày. Tôi giúp các nhóm xây dựng một thiết lập có thể trụ vững khi ai đó bắt đầu đặt những câu hỏi khó. Nếu cuộc kiểm tra tiếp theo của bạn cảm thấy nặng nề, tôi sẽ bắt đầu từ đây: Kiểm tra hồ sơ. Đi bộ trên sàn. Nói chuyện với đội. Đóng những khoảng trống tiếp tục quay trở lại. Giữ bằng chứng dễ dàng để hiển thị. Đó là cách tôi giúp các nhóm đối mặt với cuộc kiểm tra với ít áp lực hơn và ít cú sốc vào phút cuối hơn.

Tôi làm việc với những nhóm đã chán ngấy những hệ thống trông bề ngoài có vẻ ổn nhưng sẽ sụp đổ khi áp lực bắt đầu. Tôi thấy nỗi đau tương tự lặp đi lặp lại. Dữ liệu trở nên lộn xộn. Việc kiểm tra mất quá nhiều thời gian. Những lỗi nhỏ biến thành công việc tiếp theo lâu dài. Mọi người mất niềm tin vào các công cụ họ sử dụng hàng ngày và khoảng cách tin cậy đó làm mọi thứ chậm lại. Đó là lý do tại sao tôi quan tâm đến các hệ thống luôn sạch sẽ khi được xem xét. Hệ thống của chúng tôi đã vượt qua hơn 120 cuộc kiểm toán. Tôi không nói điều đó như một khẩu hiệu. Tôi nói vậy vì kiểm toán sẽ nhanh chóng phát hiện ra những điểm yếu. Chúng cho thấy liệu một hệ thống có dễ kiểm tra, dễ bảo trì và dễ tin cậy hay không khi công việc thực tế phụ thuộc vào nó. Tôi nhìn sự tin cậy một cách đơn giản. Một hệ thống đáng tin cậy sẽ giúp mọi người di chuyển mà ít nghi ngờ hơn. Nó nên giữ hồ sơ rõ ràng. Nó sẽ hỗ trợ công việc ổn định. Nó không nên buộc các đội phải đoán xem điều gì đã xảy ra hoặc vấn đề bắt đầu từ đâu. Khi tôi nói chuyện với người dùng, tôi cũng nghe thấy mục tiêu tương tự. Họ muốn ít bất ngờ hơn. Họ muốn có ít sự chuyển giao hơn. Họ muốn một quy trình mà họ có thể giải thích mà không cần ghi chú dài dòng và quay lại. Tôi đã thấy điều này trong công việc thực tế. Một khách hàng từng đến gặp tôi sau khi dành hàng giờ mỗi tuần để sửa những vấn đề nhỏ về hồ sơ. Nhóm của họ đã không làm việc xấu. Hệ thống chỉ thực hiện những nhiệm vụ đơn giản khó hơn mức cần thiết. Sau khi thiết lập rõ ràng hơn và các bước xem xét chặt chẽ hơn, quy trình hàng ngày của họ trở nên dễ quản lý hơn. Nhóm đã ngừng hỏi đi hỏi lại những câu hỏi giống nhau. Sự thay đổi đó đã tiết kiệm thời gian và giảm bớt căng thẳng. Đây là phần tôi quan tâm nhất. Một hệ thống tốt không cần những tuyên bố ồn ào. Nó cần cấu trúc rõ ràng. Nó cần hiệu suất ổn định. Nó cần một thiết lập có thể duy trì được khi mọi người kiểm tra nó từ các góc độ khác nhau. Tôi tập trung vào một số điều khi xem xét hệ thống: Bố cục rõ ràng Tôi muốn người dùng tìm thấy thứ họ cần một cách nhanh chóng. Nếu họ cần bản đồ chỉ để hoàn thành công việc cơ bản thì hệ thống đang yêu cầu quá nhiều. Kiểm tra đơn giản Tôi muốn vấn đề xuất hiện sớm. Một hệ thống che giấu các vấn đề chỉ khiến sau này làm việc chăm chỉ hơn. Bảo trì dễ dàng Tôi muốn các nhóm duy trì mọi thứ hoạt động mà không cần nỗ lực nhiều. Sửa chữa nhỏ nên ở mức nhỏ. Sử dụng ổn định Tôi muốn hệ thống hỗ trợ công việc hàng ngày mà không tạo ra nỗi đau mới. Điều đó quan trọng hơn những lời hứa hão huyền. Khi tất cả những điều đó kết hợp lại, niềm tin bắt đầu tăng lên. Đó cũng là lý do tại sao kết quả kiểm toán lại quan trọng đối với tôi. Kiểm toán không thay thế việc sử dụng thực tế nhưng chúng cho thấy liệu một hệ thống có thể đứng vững để xem xét kỹ lưỡng hay không. Việc vượt qua hơn 120 cuộc kiểm tra cho tôi biết hệ thống không được xây dựng dựa trên phỏng đoán. Nó đã được kiểm tra nhiều lần, bằng nhiều cách, bằng nhiều con mắt. Tôi nghĩ người mua thường hỏi sai câu hỏi. Họ hỏi: “Hệ thống này có thể yêu cầu những gì?” Tôi hỏi: “Hệ thống này có thể thông suốt khi công việc bận rộn không?” Đó là bài kiểm tra thực sự. Nếu bạn muốn có một hệ thống mà bạn có thể tin cậy, tôi tin rằng con đường đúng đắn rất đơn giản: Tìm kiếm cấu trúc rõ ràng. Tìm kiếm kết quả ổn định. Tìm kiếm hồ sơ đánh giá cho thấy séc thực sự. Hãy tìm kiếm một đội nói chuyện rõ ràng và không giấu giếm những lời lẽ to tát. Đó là cách tôi đánh giá một hệ thống. Lau dọn. Thông thoáng. Sẵn sàng để sử dụng hàng ngày. Nếu bạn cảm thấy mệt mỏi với những công cụ tạo ra nhiều công việc hơn là giải quyết được, tôi hiểu cảm giác đó. Tôi đã thấy mất bao nhiêu thời gian khi một hệ thống khó tin cậy. Tôi cũng đã thấy cảm giác làm việc trôi chảy hơn như thế nào khi thiết lập rõ ràng và các bước kiểm tra đã được thực hiện. Đó là sự khác biệt mà tôi tìm kiếm.

Tôi biết việc kiểm tra có thể trở nên căng thẳng nhanh đến mức nào. Một hồ sơ bị thiếu, một hồ sơ không rõ ràng, một sai sót nhỏ trong quy trình và toàn bộ quá trình xem xét bắt đầu trở nên nặng nề. Tôi đã chứng kiến ​​các đội vội vã, phỏng đoán và vá lỗi vào phút cuối. Nó thường dẫn đến những đêm dài, qua lại nhiều hơn và nhiều lo lắng. Cách tiếp cận của tôi rất đơn giản: Tôi xây dựng các hệ thống sẵn sàng cho việc kiểm tra, dễ theo dõi, dễ kiểm tra và dễ sử dụng. Trong công việc trước đây tôi đã hỗ trợ, quy trình này đã vượt qua hơn 120 cuộc kiểm tra. Điều đó không có nghĩa là mọi trường hợp đều giống nhau và tôi không bao giờ hứa hẹn một kết quả hoàn hảo. Điều đó có nghĩa là tôi biết nhóm đánh giá đang tìm kiếm điều gì và tôi biết vấn đề thường xuất hiện ở đâu. Điều tôi tập trung vào: - hồ sơ rõ ràng, dễ tìm - luồng tài liệu rõ ràng từ đầu đến cuối - kiểm tra đơn giản trước khi xem xét - các bước của nhân viên không phụ thuộc vào bộ nhớ - sửa nhanh các điểm yếu tôi phát hiện sớm. Tôi thường bắt đầu bằng cách xem xét thiết lập hiện tại. Tôi hỏi một số câu hỏi cơ bản: - Hồ sơ được lưu giữ ở đâu? - Ai cập nhật chúng? - Cái gì còn thiếu? - Việc gì bị bỏ qua khi công việc bận rộn? Phần này quan trọng. Tôi đã từng chứng kiến ​​một công ty mất nhiều giờ vì ba người cùng giữ một nhật ký theo ba cách khác nhau. Vấn đề không phải là bản thân cuộc kiểm toán. Vấn đề là quá trình. Một ví dụ nhỏ: Một khách hàng từng đến gặp tôi với một đống hồ sơ, ngày tháng hỗn hợp và không có dấu vết chuyển giao rõ ràng. Nhóm nghiên cứu nghĩ rằng cuộc kiểm toán sẽ thất bại. Tôi đã giúp họ sắp xếp hồ sơ, sửa các quy tắc đặt tên và đặt ra một bước xem xét đơn giản trước khi gửi. Lần kiểm tra tiếp theo diễn ra suôn sẻ hơn nhiều và các nhân viên cho biết họ cảm thấy bớt áp lực hơn rất nhiều. Đó là kiểu thay đổi mà tôi muốn thực hiện. Phương pháp của tôi được xây dựng dựa trên các bước thực tế: - làm sạch cấu trúc tệp - đặt một quy tắc đặt tên cho tất cả các bản ghi - giữ một chủ sở hữu cho mỗi nhiệm vụ - xem xét các mục có rủi ro cao trước khi gửi - giữ một danh sách kiểm tra ngắn mà nhân viên có thể sử dụng hàng ngày. Tôi cũng quan tâm đến cảm giác của nhóm đối với quy trình này. Nếu hệ thống quá cứng, mọi người sẽ ngừng sử dụng nó. Nếu các bước quá dài, lỗi sẽ tăng lên. Nếu định dạng quá lỏng lẻo, các bài đánh giá sẽ trở nên lộn xộn. Tôi thích những công cụ đơn giản mà mọi người thực sự có thể theo kịp. Đó là điều giúp nhóm luôn sẵn sàng, không chỉ cho một cuộc kiểm tra mà còn cho cả lần kiểm tra tiếp theo. Nếu bây giờ bạn đang phải đối mặt với áp lực kiểm toán, tôi sẽ bắt đầu từ đây: - tập hợp mọi bản ghi quan trọng vào một nơi - loại bỏ các bản sao và phiên bản cũ - kiểm tra ngày, tên và phê duyệt - đánh dấu bất kỳ điều gì không rõ ràng - xây dựng lại quy trình để lần cập nhật tiếp theo dễ dàng hơn Quan điểm của tôi rất đơn giản: một kết quả kiểm tra chắc chắn thường bắt đầu từ rất lâu trước khi quá trình xem xét bắt đầu. Tôi không dựa vào những tuyên bố lớn. Tôi dựa vào công việc sạch sẽ, kiểm tra đều đặn và một quy trình có thể duy trì được khi áp lực tăng lên. Nếu bạn muốn, tôi có thể giúp bạn định hình thiết lập hiện tại của mình thành một thứ sẵn sàng cho việc kiểm tra và dễ quản lý. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến nội dung của bài viết này, vui lòng liên hệ với lanling: mr.yin@bluecollarwater Treatment.com/WhatsApp 13813026198.

Michael Turner 2022 Hoạt động sẵn sàng kiểm toán cho các cuộc kiểm tra áp lực cao Sophie Chen 2021 Xây dựng hồ sơ sạch sẽ để đánh giá tuân thủ suôn sẻ Daniel Brooks 2023 Cách các nhóm giữ bình tĩnh trong khi kiểm tra hệ thống Emily Carter 2020 Các phương pháp thực hành để chuẩn bị cho ngày kiểm tra Robert Hayes 2024 Giữ tài liệu rõ ràng và có thể theo dõi trong công việc hàng ngày Linda Foster 2021 Các hệ thống đáng tin cậy vượt qua các cuộc kiểm tra lặp đi lặp lại