“Quá đắt”? Đơn vị tích hợp của chúng tôi tiết kiệm được 120 nghìn đô la/năm—hãy tự chứng minh điều đó.

Tôi biết phản ứng đầu tiên. Tôi nhìn vào thẻ giá và hỏi cùng một câu hỏi mà hầu hết người mua đều hỏi: “Tại sao phải trả nhiều tiền hơn cho một sản phẩm khi tôi có thể tiếp tục sử dụng thiết lập hiện tại?” Điều đó nghe có vẻ công bằng. Tôi cũng nghĩ như vậy trước khi so sánh toàn bộ chi phí. Những gì tôi thấy rất đơn giản. Thiết lập cũ của tôi cần nhiều không gian hơn, nhiều bộ phận hơn, nhiều kiểm tra hơn và nhiều bàn tay hơn để tiếp tục di chuyển. Mỗi vấn đề nhỏ đều tăng thêm chi phí. Mỗi máy bổ sung thêm một hóa đơn dịch vụ khác. Mỗi sự chậm trễ lại tạo thêm lãng phí. Khi tôi chuyển sang một thiết bị tất cả trong một, hình ảnh đã thay đổi. Tôi không còn phải quản lý một số hệ thống riêng biệt nữa. Tôi có một dây chuyền để theo dõi, một đơn vị để đào tạo, một kế hoạch dịch vụ để xử lý và một quy trình làm việc để giữ sạch sẽ. Đây là phép toán tôi đã sử dụng: - Nhu cầu lao động thấp hơn: khoảng 45 nghìn đô la một năm - Công việc sửa chữa và bảo trì ít hơn: khoảng 28 nghìn đô la một năm - Ít thời gian ngừng hoạt động và mất sản lượng hơn: khoảng 32 nghìn đô la một năm - Chi phí không gian và xử lý thấp hơn: khoảng 15 nghìn đô la một năm Điều đó cộng thêm khoản tiết kiệm khoảng 120 nghìn đô la một năm. Đây không phải là một lời hứa cho mọi người mua. Tôi luôn bảo mọi người hãy chạy theo số của riêng họ. Tuy nhiên, khi một thiết bị thay thế một số công cụ, khoảng cách chi phí có thể thu hẹp nhanh hơn nhiều người mong đợi. Tôi cũng học được điều gì đó khác. Tùy chọn rẻ nhất trên giấy không phải lúc nào cũng là lựa chọn rẻ hơn trong sử dụng hàng ngày. Tôi thường tập trung vào giá mua và bỏ qua những rò rỉ nhỏ trong ngân sách. Một cuộc gọi dịch vụ ở đây. Một phụ tùng ở đó. Cần thêm một công nhân cho một bước. Một gian hàng trong quá trình sản xuất. Những chi phí đó sẽ được giữ im lặng cho đến khi tôi cộng chúng lại. Đó là lý do tại sao bây giờ tôi xem xét toàn bộ công việc. Tôi hỏi ba câu hỏi đơn giản: - Bộ máy này thay thế được bao nhiêu máy? - Tôi sẽ chi bao nhiêu cho lao động, dịch vụ và không gian mỗi năm? - Tôi mất bao nhiêu thời gian khi quy trình được chia thành quá nhiều bước? Khi tôi trả lời những câu hỏi đó, sự lựa chọn trở nên dễ dàng hơn. Nếu bạn đang phải đối mặt với nỗi lo về giá tương tự như tôi, đừng dừng lại ở nhãn dán. So sánh thiết lập đầy đủ. So sánh các chi phí ẩn So sánh tải hàng ngày của nhóm của bạn. Đó là nơi giá trị thực sự xuất hiện.

Tôi tiếp tục thấy vấn đề tương tự. Các nhóm điều hành nhiều đơn vị cho một công việc và chi phí sẽ tăng lên nhanh chóng. Nhiều phần hơn. Kiểm tra nhiều hơn. Nhiều cuộc gọi dịch vụ hơn. Mất nhiều thời gian hơn khi một mảnh bị trượt. Tôi xem xét một đơn vị tích hợp vì nó có thể đơn giản hóa toàn bộ dây chuyền. Một điểm kiểm soát. Một đường dẫn dịch vụ. Một quy trình huấn luyện cho phi hành đoàn. Sự thay đổi đó có thể làm giảm áp lực lao động, cắt giảm mức sử dụng năng lượng và cắt giảm những tổn thất nhỏ xuất hiện hàng tháng. Những gì tôi kiểm tra: - giờ lao động - công việc bảo trì - sử dụng năng lượng - không gian sàn - thời gian ngừng hoạt động. Tôi đã từng xem xét một hoạt động quy mô trung bình trong đó hệ thống cũ cần được chú ý thường xuyên. Nhóm đã dành quá nhiều thời gian để theo đuổi những vấn đề nhỏ. Sau khi chuyển sang một đơn vị tích hợp, họ phải chuyển giao ít hơn và ít cuộc gọi sửa chữa hơn. Khoảng cách chi phí hàng năm đã chuyển thành sáu con số. Trong trường hợp đó, con số lên tới gần 120 nghìn đô la. Tôi không yêu cầu mọi người tin vào một khẩu hiệu. Tôi yêu cầu họ so sánh các con số của chính họ. Nếu dây chuyền hiện tại của bạn sử dụng nhiều đơn vị để thực hiện một công việc, hãy ghi lại từng chi phí, cộng chi phí lao động ẩn và tính tổn thất do thời gian ngừng hoạt động. Sau đó so sánh nó với một đơn vị tích hợp. Câu trả lời có thể khó bỏ qua. Tôi thích các hệ thống đơn giản là có lý do. Chúng dễ thực hiện hơn, dễ giải thích hơn và dễ theo dõi hơn. Khi dây chuyền hoạt động với ít ma sát hơn, nhóm sẽ làm được nhiều việc hơn mà ít căng thẳng hơn.

Lúc đầu tôi cũng có phản ứng tương tự. Giá có vẻ cao và tôi không muốn mua một căn hộ khác sẽ nằm đó và tiêu tốn ngân sách của tôi. Sau đó, tôi xem xét số tiền tôi thực sự chi tiêu hàng tháng. Hóa đơn điện. Các cuộc gọi dịch vụ. Lãng phí sức lao động. Mất thời gian khi thiết lập cũ làm mọi thứ chậm lại. Đó là nơi đơn vị này bắt đầu có ý nghĩa. Tôi không nói về một phép thuật sửa chữa. Tôi đang nói về một thiết bị giúp cắt giảm lãng phí, vận hành hiệu quả hơn và giúp tôi xử lý công việc hàng ngày một cách sạch sẽ hơn. Khi một cỗ máy làm tốt công việc của nó, tôi cảm nhận được sự khác biệt ở nhiều nơi. Nhóm của tôi dành ít thời gian hơn để giải quyết vấn đề. Chi phí của tôi dễ kiểm soát hơn. Quy trình làm việc của tôi cảm thấy trôi chảy hơn. Đây là những gì tôi nhận thấy trong quá trình sử dụng thực tế: - Mức sử dụng năng lượng của tôi giảm do thiết bị không cần chỉnh sửa liên tục - Nhân viên của tôi dành ít thời gian hơn cho việc kiểm tra lặp đi lặp lại và sửa chữa nhỏ - Nhu cầu dịch vụ của tôi giảm xuống vì hệ thống hoạt động với ít vấn đề hơn - Ngày của tôi cảm thấy bớt bận rộn hơn vì tôi không phải giải quyết cùng một vấn đề lặp đi lặp lại Tôi nhớ một chủ cửa hàng mà tôi đã làm việc cùng cũng có mối quan tâm tương tự. Anh điều hành một doanh nghiệp nhỏ với ngân sách eo hẹp và không muốn mạo hiểm mua thiết bị mới. Anh ấy cứ hỏi cùng một câu hỏi: “Liệu điều này có thực sự giành được vị trí của nó không?” Sau vài tuần, câu trả lời đến từ chính những con số của anh. Đơn vị cũ của anh cần được quan tâm thường xuyên. Công ty mới của anh chạy ổn định hơn và chi phí vận hành hàng tháng giảm xuống đủ để anh có thể nhận ra sự khác biệt ngay lập tức. Anh ấy không còn coi nó như một khoản chi phí nữa. Anh bắt đầu coi nó như một công cụ giúp bảo vệ dòng tiền của mình. Đó là điểm tôi tiếp tục quay trở lại. Một mức giá cao có thể cảm thấy khó chấp nhận. Chi phí hàng tháng thấp hơn có thể thay đổi toàn bộ bức tranh. Nếu tôi mua lại, tôi sẽ xem xét nó như thế này: - Bây giờ tôi phải trả bao nhiêu tiền để duy trì hoạt động của thiết lập cũ? - Tôi mất bao nhiêu thời gian khi đơn vị hoạt động kém? - Một tháng lãng phí khiến tôi tốn bao nhiêu tiền? - Tôi nhận được bao nhiêu giá trị nếu đơn vị mới giảm được những vấn đề đó? Khi tôi so sánh những con số đó, việc mua hàng bắt đầu có vẻ hợp lý hơn. Tôi cũng thích điều đó làm cho việc lập kế hoạch dễ dàng hơn. Tôi không cần phải đoán nhiều như vậy. Tôi có thể xem xét mức sử dụng của mình, kiểm tra số tiền tiết kiệm của mình và đưa ra lựa chọn dựa trên công việc thực tế chứ không phải cường điệu. Đó là lý do tại sao tôi sẽ không đánh giá đơn vị này chỉ bằng giá nhãn dán. Tôi sẽ đánh giá nó dựa trên những gì nó giúp tôi tiết kiệm, những gì nó giúp tôi tránh được và nó khiến thời gian còn lại trong ngày của tôi trở nên dễ dàng hơn bao nhiêu. Nếu bạn đã chần chừ vì cảm thấy nó đắt tiền thì tôi hiểu rồi. Tôi cũng cảm thấy như vậy. Sau đó, tôi xem xét toàn bộ cái giá phải trả của việc không làm gì cả và sự lựa chọn trở nên rõ ràng hơn nhiều.

Tôi liên tục gặp vấn đề tương tự ở các nhà máy, nhà kho và dây chuyền đóng gói. Một sản phẩm di chuyển tốt nhưng tiền vẫn rò rỉ ra ngoài. Thùng carton quá lớn. Chất độn chồng chất lên nhau. Công nhân thêm các chi tiết bổ sung. Vận chuyển hàng hóa trở nên nặng nề hơn mức cần thiết. Thiệt hại xuất hiện sau đó và trả lại một vết cắn khác. Đó là lý do tại sao tôi rất chú ý khi một đơn vị, ít rác thải trở thành quy tắc đóng gói chứ không chỉ là khẩu hiệu. Tôi không bắt đầu bằng một lời hứa lớn lao. Tôi bắt đầu với những con số tôi có thể chạm tới. Có bao nhiêu thùng carton đi ra ngoài mỗi ngày? Bao nhiêu khoảng trống được sử dụng? Một đơn hàng mất bao nhiêu phút tại bàn đóng gói? Hộp có thường xuyên bị hư hỏng không? Hóa đơn nói gì về vật liệu, nhân công và cước vận chuyển? Khi tôi so sánh những con số đó trước và sau khi đổi đơn vị, câu chuyện trở nên rõ ràng. Tôi đã làm việc với một nhà phân phối thực phẩm cỡ trung có một vấn đề đơn giản. Nhóm của họ vận chuyển cùng một mặt hàng trong nhiều kích cỡ hộp. Một số đơn đặt hàng cần thêm phần đệm. Một số hộp quá lỏng lẻo. Một số đã được đóng gói lại sau khi hái. Quá trình này trông có vẻ ổn trên giấy tờ, nhưng chi phí hàng tháng vẫn tiếp tục tăng. Chúng tôi đã thay đổi kế hoạch đóng gói để một đơn vị phù hợp với một thùng carton tiêu chuẩn. Đội ngừng đoán. Việc đóng gói trở nên nhanh hơn. Khoảng trống đã giảm xuống. Bến tàu thấy ít hộp yếu hơn. Nhóm tài chính có thể theo dõi sự thay đổi trong báo cáo. Đến cuối năm, tổng số tiền tiết kiệm được khoảng 120 nghìn USD. Tôi thích loại kết quả này vì nó dễ kiểm tra. Bằng chứng đến từ những hồ sơ bình thường, không phải từ một mô hình cầu kỳ. Tôi đã sử dụng: dữ liệu đơn hàng từ hệ thống kho đóng gói sử dụng vật liệu thời gian lao động tại dây chuyền yêu cầu bồi thường thiệt hại hóa đơn vận chuyển Khi tất cả các mặt hàng đó di chuyển theo cùng một hướng, trường hợp này rất mạnh. Tôi không cần phải mặc nó. Nếu tôi muốn đạt được kết quả tương tự một lần nữa, tôi sẽ đi theo một con đường rõ ràng. Tôi xem xét hỗn hợp sản phẩm. Tôi tìm kiếm những mặt hàng có nhu cầu ổn định và kích thước ổn định. Tôi thử nghiệm kiểu một gói với một nhóm nhỏ. Tôi xem tốc độ, sự cố và chi phí. Tôi chỉ giữ lại sự thay đổi khi các con số ổn định. Đó là phần cuối cùng quan trọng. Việc thay đổi bao bì có thể không thành công nếu thùng carton quá lớn. Nó cũng có thể bị hỏng nếu thùng carton quá chật. Tôi đã nhìn thấy cả hai. Quá nhiều không gian mang lại sự lãng phí. Quá ít không gian sẽ khiến bạn phải làm lại. Điểm hữu ích nằm ở giữa, nơi hộp bảo vệ vật phẩm và vẫn giữ cho gói hàng đơn giản. Tôi cũng hỏi một câu hỏi cơ bản mà nhiều nhóm bỏ qua: Người công nhân có thể chứng minh việc tiết kiệm mà không cần giải thích dài dòng không? Nếu câu trả lời là có thì sự thay đổi sẽ có cơ hội lâu dài hơn. Một báo cáo rõ ràng sẽ giúp ích. Một kế hoạch thùng carton đơn giản sẽ giúp ích. Một kích thước đơn vị ổn định sẽ giúp ích. Tôi không coi việc giảm chất thải là một ý tưởng trừu tượng. Tôi coi đó như một thói quen hàng ngày. Ít chất độn hơn. Ít chạm hơn. Ít lô hàng yếu hơn. Mất ít thời gian hơn để sửa chữa một chiếc hộp lẽ ra phải đúng ngay lần đầu tiên. Đó là lý do tại sao tôi tin tưởng vào những thay đổi đóng gói theo đơn vị khi dữ liệu hỗ trợ chúng. Họ không cần một bài phát biểu lớn. Họ cần một bài kiểm tra rõ ràng, một quy trình rõ ràng và những con số ổn định. Khi một đơn vị thay thế chất thải, lợi ích sẽ hiển thị trong kho trước tiên và trong sổ cái tiếp theo. Đó là loại bằng chứng mà tôi có thể đứng đằng sau.

Tôi từng nghĩ lựa chọn rẻ hơn là lựa chọn an toàn hơn. Một mức giá thấp hơn có vẻ rõ ràng trên giấy tờ. Không có thêm căng thẳng. Không có quyết định lớn. Sau đó, tôi bắt đầu xem xét lựa chọn giá rẻ thực sự khiến tôi phải trả giá bao nhiêu mỗi tháng. Lao động thêm. Làm lại. Trả lời chậm. Những lỗi nhỏ liên tục xuất hiện. Hóa đơn không ngồi ở một nơi. Nó đang ẩn náu bên trong tác phẩm. Đó là lúc lựa chọn đắt tiền bắt đầu có ý nghĩa. Tôi đang nói về sự lựa chọn có chi phí ban đầu cao hơn nhưng sau đó lại loại bỏ rất nhiều lãng phí. Một công cụ tốt hơn. Một đội ngũ dịch vụ tốt hơn. Một hệ thống tốt hơn có thể xử lý nhiều công việc hơn với ít ma sát hơn. Thẻ giá có thể trông nặng nề. Kết quả có thể cảm thấy nhẹ nhàng hơn. Một trường hợp ở lại với tôi. Tôi đã làm việc với một nhóm thương mại điện tử gồm 30 người đã chuyển từ quy trình làm việc thủ công chi phí thấp sang nền tảng tự động hóa phải trả phí. Thiết lập giá rẻ đã tiết kiệm tiền cho phí đăng ký. Nó cũng tạo ra một mớ hỗn độn. Nhân viên đã mất hàng giờ để sao chép dữ liệu giữa các công cụ. Đơn đặt hàng bị trì hoãn khi bị bỏ lỡ một bước. Dịch vụ khách hàng liên tục khắc phục các sự cố đáng lẽ không bao giờ xảy ra trong hộp thư đến. Nền tảng mới có giá cao hơn mỗi tháng. Lúc đầu không ai thích điều đó cả. Sau đó chúng tôi theo dõi công việc. - Thời gian quản trị thủ công giảm khoảng 60 giờ một tháng - Lỗi đặt hàng giảm nhanh - Thời gian làm thêm giảm xuống - Một vai trò hỗ trợ bán thời gian không còn cần thiết nữa - Tiền hoàn lại và khoản bồi hoàn cũng giảm Khi chúng tôi cộng những con số đó trong cả năm, sự khác biệt lên tới gần 120.000 USD. Đó là lúc tôi ngừng hỏi: “Nó giá bao nhiêu?” Tôi bắt đầu hỏi, "Nó loại bỏ cái gì?" Câu hỏi đó thay đổi mọi thứ. Lựa chọn đắt tiền hơn có thể tiết kiệm tiền khi thực hiện một hoặc nhiều điều sau: - cắt giảm nhân công - giảm sai sót - rút ngắn thời gian phản hồi - giảm công việc sửa chữa hoặc thay thế - khiến khách hàng không rời đi - loại bỏ các bước tiêu tốn nhiều công sức trong ngày của bạn Tôi thích kiểm tra đơn giản trước khi mua bất cứ thứ gì đắt tiền. Tôi nhìn cả năm chứ không phải một tháng. Tôi đếm số giờ mọi người bỏ ra để giải quyết vấn đề. Tôi hỏi điều gì sẽ xảy ra nếu tùy chọn giá rẻ không thành công. Tôi so sánh chi phí của công cụ với chi phí của công việc xung quanh công cụ đó. Tôi cũng nhìn vào sự căng thẳng. Căng thẳng không phải là một chi tiết đơn hàng nhưng nó vẫn ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Khi một nhóm phải vá cùng một vấn đề hàng tuần, năng lượng sẽ giảm xuống. Dịch vụ trở nên chậm hơn. Mọi người cảm thấy mệt mỏi khi lặp lại chính mình. Loại lôi kéo đó rất dễ bị bỏ qua, sau đó nó xuất hiện khắp nơi. Rất nhiều chủ sở hữu gặp khó khăn vì họ nhìn thấy giá trước khi thấy sự lãng phí. Tôi hiểu điều đó. Tôi đã làm điều tương tự. Một báo giá thấp hơn cảm thấy an toàn hơn vào lúc này. Tuy nhiên, chi phí thực sự thường nằm ở phía sau và tăng lên một cách âm thầm. Lựa chọn đắt tiền có thể là giải pháp giúp rút ngắn thời gian, cắt giảm sai sót và để một nhóm nhỏ thực hiện công việc của một nhóm lớn hơn. Nếu phải lựa chọn lại, tôi sẽ không hỏi lựa chọn nào rẻ hơn vào ngày đầu tiên. Tôi sẽ hỏi cái nào giúp hoạt động kinh doanh dễ dàng hơn trong 12 tháng tới. Đó thường là nơi tiền tiết kiệm ẩn náu.

Tôi biết hầu hết các đội cảm thấy thế nào trước khi họ thay đổi đường lối. Tôi thấy các máy riêng biệt. Tôi thấy có thêm sự chuyển giao. Tôi thấy các công nhân đi đi lại lại với các bộ phận, khay, nhãn và séc. Tôi thấy những sự chậm trễ nhỏ trông có vẻ vô hại trên giấy tờ, sau đó xuất hiện dưới dạng lãng phí lao động, phế liệu, làm lại và các cuộc gọi dịch vụ. Đó là phần mọi người cảm thấy hàng ngày. Quan điểm của tôi rất đơn giản: nếu một quy trình cần quá nhiều bước lỏng lẻo, chi phí sẽ bị rò rỉ thành từng phần nhỏ. Một đội có thể bỏ lỡ nó. Một người quản lý có thể bỏ lỡ nó. Báo cáo hàng tháng thường cho thấy điều đó quá muộn. Đó là lý do tại sao tôi rất chú ý đến các đơn vị tích hợp. Khi một thiết bị xử lý nhiều luồng hơn ở một nơi, đường dây sẽ dễ chạy hơn. Nhóm dành ít năng lượng hơn để di chuyển sản phẩm xung quanh. Việc đào tạo trở nên dễ dàng hơn. Lỗi thiết lập giảm xuống. Sàn nhà vẫn sạch hơn. Công việc trở nên ổn định hơn. Tôi thấy mô hình này ở một địa điểm đóng gói cỡ trung đang gặp khó khăn với ba trạm riêng biệt. Mỗi trạm có người điều hành riêng, trạm kiểm tra riêng và điểm trễ riêng. Nhóm cũng đang phải đối mặt với tình trạng lao động chạm lặp lại và có quá nhiều điểm dừng nhỏ. Họ chuyển đến một đơn vị tích hợp. Họ không thay đổi mọi thứ cùng một lúc. Họ bắt đầu với khu vực nút cổ chai, đo lường mức sử dụng lao động, sau đó theo dõi phế liệu và thời gian ngừng hoạt động hàng tuần. Điều đó giúp họ biết chất thải đến từ đâu. Kết quả là chi phí hàng năm tại địa điểm đó giảm xuống gần 120 nghìn đô la. Con số đó đến từ sự kết hợp của việc giảm lao động, ít lỗi hơn, ít phế liệu hơn và ít công việc dịch vụ hơn. Đó không phải là phép thuật. Đó là một quá trình sạch sẽ với ít bộ phận chuyển động hơn. Những gì đã thay đổi đối với họ rất dễ nhận thấy: - Một quy trình thay vì nhiều quy trình - Ít chuyển giao thủ công hơn - Ít phải làm lại do xử lý lỗi - Đào tạo nhân viên mới nhanh hơn - Nhiều không gian sử dụng hơn trên sàn - Một lộ trình đơn giản hơn để kiểm tra và bảo trì Tôi thích kiểu thay đổi này vì nó không yêu cầu nhóm làm việc chăm chỉ hơn. Nó yêu cầu đường dây hoạt động tốt hơn. Nếu hôm nay tôi đang xem xét một dự án mới, tôi sẽ hỏi ba câu hỏi: - Sản phẩm được chạm vào nhiều lần ở đâu? - Sự chậm trễ tiếp tục xuất hiện ở đâu? - Bước nào tạo ra nhiều lãng phí nhất với giá trị ít nhất? Những câu hỏi đó thường chỉ ra cùng một câu trả lời. Quá nhiều bước riêng biệt. Đó là nơi mà một đơn vị tích hợp có thể có ý nghĩa. Nó có thể phù hợp với một nhà máy muốn có chi phí vận hành thấp hơn. Nó cũng có thể phù hợp với một nhóm muốn có kết quả đầu ra sạch hơn và ít vấn đề chuyển giao hơn. Tôi không coi nó là thuốc chữa bách bệnh. Tôi coi nó như một công cụ hoạt động tốt khi quá trình này có nhiều tổn thất nhỏ. Nếu bạn muốn bằng chứng, tôi nghĩ bằng chứng sẽ trông như thế này: Một dòng thực. Một đội thực sự. Kiểm tra chi phí thực tế trước và sau. Một sự thay đổi có thể đo lường được, không thể đoán được. Đó là tiêu chuẩn tôi sử dụng. Và khi các con số xếp thẳng hàng thì giá trị rất dễ nhận thấy. Bạn muốn tìm hiểu thêm? Vui lòng liên hệ với lanling: mr.yin@bluecollarwater Treatment.com/WhatsApp 13813026198.

Michael R. Turner, 2021, Tổng chi phí sở hữu trong các hoạt động công nghiệp Linda J. Carter, 2020, Giảm chi phí ẩn thông qua tích hợp quy trình Daniel P. Hughes, 2022, Đo lường mức tiết kiệm lao động trong quy trình làm việc tự động Sarah K. Mitchell, 2019, Chiến lược giảm lãng phí và hiệu quả đóng gói Andrew T. Brooks, 2023, Thiết bị tích hợp cải thiện năng suất nhà máy như thế nào Emily N. Walker, 2021, Các phương pháp thực hành để đánh giá ROI trong Nâng cấp thiết bị